Setting TSA Free – Parent Performance

21 Kitas – eine Lösung! TSA macht’s vor!

In Zeiten wie diesen wird der Bedarf an Digitalisierung immer größer. Gerade in Deutschland mit seinen hohen Qualitäts- und Leistungsstandards setzt man darum auf ständige Weiterentwicklung und Fortschritt. Dabei ist auch hier – wie überall auf der Welt – eine gute Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Besonders jetzt steigt der Bedarf an verbesserter Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit.

Schaut man sich den Bereich der Kinderbetreuung an, wird noch deutlicher: Für diese anspruchsvolle Aufgabe ist es unerlässlich, zeitgemäß und zukunftsorientiert zu agieren. Davon war auch die TSA überzeugt. Gemeinsam mit dem Team von Parent schaffte es der bundesweit tätige Träger von 21 Kitas, seine Einrichtungen fit für das digitale Zeitalter zu machen.

Kalender

Verwaltungsbereich

Planung von Veranstaltungen

Personalbedarfsplanung

PersonalbedarfsplanungDokumenten-Center

Speiseplanung

Neuigkeiten & Teilen über diverse Medien

Nachrichtenübermittlung & Kommunikation

Bereit für die Zukunft

Ja, auch die TSA hat in den letzten Jahren einige Höhen und Tiefen erlebt, wie jedes andere Unternehmen in der sich schnell verändernden digitalen Welt. Aber in den 28 Jahren ihres Bestehens konnte die TSA genug Erfahrung und Weitsicht sammeln, um schnell zu erkennen, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht und wie Probleme am besten behoben werden können.

„Vor dem Einsatz von Parent haben wir uns oft gefragt, wie wir den Kindergartenalltag für die Eltern transparenter machen können, wie wir sie besser einbinden und ihnen zeigen, was wir mit den Kindern tagsüber erleben. Das wird jetzt von den Fachkräften sehr, sehr gut umgesetzt und wir bekommen viel Feedback von den Eltern, dass es sehr gut ankommt und sehr geschätzt wird“, so Benjamin Gubsch.

Benjamin Gubsch ist sowohl Leiter des Kindergartens Burgweg als auch selbst Vater. Seine Praxiserfahrung hilft ihm, Schwachstellen im Kita-Alltag zu erkennen. Seine Kita ist eine von 21 TSA-Standorten, in denen er Verbesserungsmöglichkeiten sieht. Hier steht ihm Parent gerne zur Seite.

„Sowohl das pädagogische Personal als auch ich haben viel Zeit mit dem Führen von Listen und Dokumentationen verbracht. Endlich können wir nun aber alles gebündelt in der App bearbeiten und sparen damit viel Zeit, die wir dann letztlich besser für die Kinderbetreuung nutzen können.“

TSA und Parent: eine gute Partnerschaft

„Vorher lief es nicht rund: Die Informationen waren unstrukturiert und wurden über die altmodischen Wege wie das Schwarze Brett, E-Mail-Verteiler oder WhatsApp-Gruppen weitergegeben. Wir wollten das alles aber in einem Paket unterbringen, und Parent hatte dafür das beste Angebot“, berichtet Stephan Riese, Geschäftsführer der TSA. Bei so vielen Unwägbarkeiten und Fehlermöglichkeiten suchte Stephan Riese nach einer Lösung, die die Abläufe und Strukturen verbessert und die Kernaufgaben miteinander verknüpft. Die TSA ist ein renommiertes und erfahrenes Unternehmen mit langer Tradition – gerade darum bedeutet die Vereinfachung und Digitalisierung für alle einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft.

Die Analyse der bisherigen Strukturen ergab einige Schwachpunkte:

Ineffektive interne Kommunikation
Unzuverlässige externe Kommunikation
Viele redundante Aufgaben und übermäßig häufige Wiederholungs-Tätigkeiten
Diverse Probleme bei der Aufgabenkoordinierung und Organisation

Endlich zeitgemäß agieren

„Das größte Problemfeld, das wir mit Parent lösen konnten, war erst einmal die Synchronisation verschiedener Prozesse, so zum Beispiel die Verknüpfung der verschiedenen Kommunikationsebenen mit den Eltern, um sie mit Informationen zu versorgen – auch innerhalb der Teams“, erläutert Stephan Riese die Vorteile.

TSA hatte natürlich mit den selben Problemen zu kämpfen wie andere Kinderbetreuungs-Einrichtungen auf der ganzen Welt auch: mit der Zeit zu gehen. Parent befasste sich seit langem mit der Verbesserung des Kita-Managements und konnte nun sein Know-how auch bei der TSA unter Beweis stellen.

Nach der Herausarbeitung der individuellen Anforderungen gemeinsam mit dem Kunden wurden sukzessive die am dringendsten benötigten Systeme implementiert. So zeigten sich sofortige Ergebnisse, die zu einigen dauerhaften Veränderungen führten.

Bessere Kommunikation

„Das Feature von Parent, über das wir uns besonders freuen, ist natürlich der Newsfeed, denn darauf gab es sofort ein positives Feedback von den Eltern,“ so Stephan Riese.

Anstatt weiterhin auf einen veralteten und unzuverlässigen Informationsaustausch zu setzen, brachte Parent die TSA auf den richtigen Weg ins digitale Zeitalter mit funktionierenden Kommunikations-Tools. Dank dieser neuen Möglichkeiten zeigten Verwaltung, Personal und Eltern weitaus mehr Engagement und antworteten zeitnah auf alles, was gerade aktuell war. Es gab keine wichtigen Ereignisse mehr, die untergingen – Newsfeed, Dashboard und die Nachrichtenfunktionen von Parent sorgten dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem Laufenden gehalten wurden.

Dazu Benjamin Gubsch: „Bevor ich Parent nutzte, habe ich hier und da Informationen nicht erhalten, weil ich nicht sofort auf der E-Mail-Verteilerliste stand und im Alltagsstress vergessen habe, hier und da in die Postingbereiche zu schauen. Diese Informationen erreichen mich jetzt direkt, schnell und kurzfristig.“

Bessere Planung

„Wir arbeiten mit einem bedarfsorientierten Konzept, bei dem sich die Kinder frei im Haus bewegen können. Das heißt, man kann jetzt sehr gut sehen, wo die Kinder sind, welche speziellen Bedürfnisse sie haben – das sind Funktionen, die uns besonders wichtig sind“, berichtet Stephan Riese.

Damit 21 Kinderbetreuungs-Einrichtungen mit höchster Effizienz arbeiten können, musste das Team von Parent sicherstellen, dass der Betrieb reibungslos und termingerecht abläuft. Das umfangreiche Funktionsspektrum von Parent für die Kinderbetreuung stellt die Planung in den Mittelpunkt. Die Benutzer können ganz einfach den Überblick über Personal, Kinder, das Verhältnis Personal/Kinder, Unterricht, Mittagsschlaf, Beobachtungen und Beurteilungen behalten. Darüber hinaus waren die Mitarbeiter der TSA besonders von den Speiseplan-Funktionen von Parent angetan – gemeinsam mit dem Verpflegungsspezialisten apetito, der die Kitas mit frischen und leckeren Mahlzeiten versorgt, werden hier viele praktische Features angeboten.

„Für mich ist es auch sehr wichtig, dass ich jeden Tag nachschauen kann, was mein Kind zu essen bekommt. Die Speisepläne von apetito werden dort veröffentlicht, so dass ich immer nachsehen kann, was es heute und morgen gibt oder gestern gab“, so Benjamin Gubsch.

Optimale Unterstützung

„Ich bin sicher, dass wir mit Parent einen sehr guten Kooperationspartner gefunden haben. Die kompetenten Ansprechpartner haben uns von Anfang an bei der Einführung von Parent in 21 Kitas unterstützt und uns umfassend geschult und gecoacht, damit die Software optimal genutzt werden konnte. Das hat wirklich alles gut funktioniert!“, lobt Stephan Riese.

Das Team von Parent hat sich zum Ziel gesetzt, den Erzieherinnen und Erziehern mehr Zeit für die Betreuung zu geben und damit auch den Kindern mehr Zeit für ihre Entwicklung zu ermöglichen. Dabei steht die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund, aber auch bei der Verbesserung der Anwendung im Arbeitsalltag hört der Service nicht auf. Während des gesamten Einführungs- und Implementierungsprozesses bei der TSA hat sich Parent bemüht, alle offenen Fragen zu beantworten und alle Benutzer in 21 Kindertagesstätten perfekt darauf vorzubereiten, wie Parent am besten genutzt wird.

„Meine Arbeit wird vor allem dadurch erleichtert, dass ich einen sehr, sehr schnellen Überblick über den Tagesablauf habe – wie viele Kinder da sind, wie viele Betreuer da sind – so dass der Tagesablauf sehr schnell geplant werden kann. So kann auch in heißen Phasen die Zeit tatsächlich mit dem Kind verbracht werden“, fasst Benjamin Gubsch das Ergebnis zusammen.

TSA heute

Stephan Riese bringt es auf den Punkt: „Parent bringt Fortschritt und Digitalisierung in den Kindergarten und vereinfacht die Verwaltungsprozesse für die Mitarbeiter. Gleichzeitig werden die Abläufe für die Eltern und Erziehungsberechtigten noch transparenter. Parent entlastet die Kita-Leitung und unsere Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit, weil das Programm mehr Zeit für die Kinderbetreuung und die pädagogische Arbeit schafft.“

Was gibt es noch zu sagen? „Es ist eine große Freude, mit einer so großen und engagierten Einrichtung wie der TSA zusammenzuarbeiten. Parent in Aktion zu sehen, macht uns immer stolz, aber die Auswirkungen auf das Personal, die Kinder und die Eltern zu sehen, ist etwas, das wir nicht in Worte fassen können“, ist sich das Team von Parent einig.

Die TSA profitiert nun von einer besseren Kommunikation, Transparenz und Organisation im Alltag, ohne sich mit veralteten Kommunikationsmethoden, sich wiederholender Routinearbeit und verschwendeten Ressourcen herumschlagen zu müssen. „Die Mitarbeiter sind glücklich, die Kinder sind glücklich, die Eltern sind glücklich, und wir sind immer für sie da!“, verspricht Parent.

21 Kitas – eine Lösung! TSA macht’s vor!

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