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    Datenschutzerklärung – Parent App

    Zuletzt aktualisiert: September 2025

    Parent ApS („Parent“, „wir“, „uns“ und/oder „unser“) bietet Software- und Dienstleistungen zur Verwaltung von Kinderbetreuungseinrichtungen für deren Personal und Familien an. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir über unsere Plattform und die dazugehörigen Dienste personenbezogene Daten erheben, verwenden und schützen.

    Bei Fragen kontaktieren Sie uns unter privacy@parent.app oder über unseren In‑App‑Live‑Chat‑Support.

    1. Einleitung

    Die Parent App ist eine Plattform zum Management von Kinderbetreuungseinrichtungen („Einrichtungen“), mit der Datenverwaltung, Kommunikation, Abrechnung und Lernentwicklungen für Familien und ihre Kinder organisiert werden. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten erheben, verwenden, speichern und weitergeben, wenn wir als Auftragsverarbeiter (im Auftrag der Einrichtungen) und als Verantwortlicher (für unsere eigenen Geschäftszwecke) handeln.

    2. Für wen diese Richtlinie gilt

    • Eltern und Erziehungsberechtigte, die die Parent App nutzen
    • Kinder, deren Informationen über die Plattform verwaltet werden
    • Mitarbeitende von Kinderbetreuungseinrichtungen
    • Website‑Besucherinnen und ‑Besucher sowie Marketingkontakte
    • Teilnehmende an Demos oder Webinaren

    3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

    • Vertragliche Notwendigkeit – z. B. Verwaltung von Konten, Kommunikation, Zahlungsabwicklung
    • Berechtigte Interessen – z. B. Analytik, Produktverbesserung, internes Reporting
    • Gesetzliche Verpflichtung – z. B. Betrugsprävention, steuerliche Compliance
    • Einwilligung – z. B. Cookies, optionale Kommunikationskanäle

    4. Welche Daten wir erheben

    Kategorie Beispiele Rechtsgrundlage
    Elterndaten Name, E‑Mail, Telefonnummer, Profilbild Vertrag
    Kinderdaten Name, Geburtsdatum, Allergien, Lernaufzeichnungen Vertrag / Gesetzliche Verpflichtung
    Mitarbeiterdaten Name, Funktion, Dienstplan, Qualifikationen Vertrag
    Kommunikation Nachrichten, hochgeladene Medien Vertrag / Berechtigtes Interesse
    Abrechnung Rechnungen, Zahlungsmittel, Transaktionsprotokolle Vertrag
    Gerät & Nutzung IP‑Adresse, Browser, Absturzprotokolle Berechtigtes Interesse
    Cookies & Analysen Nutzungsmetriken, Präferenzen Einwilligung
    KI‑generierte Inhalte Erstellte Zusammenfassungen unter Verwendung des Kindernamens Berechtigtes Interesse

    5. Wie wir personenbezogene Daten verwenden

    • Bereitstellung der Plattformdienste und Verwaltung von Benutzerkonten
    • Kommunikation mit Mitarbeitenden und Eltern (über App, E‑Mail, SMS, WhatsApp usw.)
    • Erstellung von Berichten, Protokollen und Dokumentationen
    • Abwicklung von Abrechnung und Finanzprozessen
    • Verbesserung der App‑Funktionalität (z. B. über Absturzberichte, Analytik)
    • Versand von Marketing‑E‑Mails und Produkt‑Updates (mit Abmeldemöglichkeit)

    6. Unterauftragsverarbeiter & Drittanbieter‑Tools

    Wir arbeiten mit vertrauenswürdigen externen Dienstleistern zusammen. Einige Tools sind für die Plattformfunktionalität zwingend erforderlich, andere sind optionale Integrationen, die von der Einrichtung aktiviert werden.

    Tool Zweck Hosting/Rechtsträger
    Intercom Kundensupport und In‑App‑Chat Intercom R&D Unlimited Company, Irland – EU‑gehostet
    HubSpot CRM‑ und Marketing‑Plattform HubSpot Ireland Ltd., Dublin – EU‑gehostet
    OpenAI KI‑generierte Inhalte (ParentPilot) USA – DPF‑zertifiziert
    Instabug Fehler‑/Absturzberichte USA – Standardvertragsklauseln (SCCs)
    Firebase Push‑Benachrichtigungen Google, globale Infrastruktur mit SCCs
    Twilio SMS‑Zustellung für Registrierung/Zurücksetzung USA – DPF‑zertifiziert
    WhatsApp Optionale Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Eltern Von der Einrichtung konfiguriert – Meta Platforms
    Gmail / Outlook Optionaler E‑Mail‑Kanal Von der Einrichtung konfiguriert – Google / Microsoft
    WebinarGeek Marketing‑Webinare EU
    Zoho Books / QuickBooks Optionale Buchhaltungsintegration zur Synchronisierung von Transaktionen Von der Einrichtung gesteuerte Konfiguration – Zoho Corp / Intuit

    7. Internationale Datenübermittlungen

    Personenbezogene Daten können je nach Standort und Konfiguration von Drittanbietern außerhalb des EWR übertragen werden. In diesen Fällen stützen wir uns auf:

    • Standardvertragsklauseln (SCCs)
    • Angemessenheitsbeschlüsse
    • EU‑US Data Privacy Framework (für zertifizierte US‑Anbieter)

    Einige Anbieter wie Intercom und HubSpot betreiben EU‑gehostete Rechenzentren und minimieren damit grenzüberschreitende Übermittlungen.

    8. Datenspeicherung

    Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, einschließlich der Bereitstellung unserer Dienste, betrieblicher Anforderungen und gesetzlicher Vorgaben.

    8.1 Modulspezifische Aufbewahrungsfristen

    Für jedes Modul innerhalb der Parent‑Plattform ist eine standardmäßige Aufbewahrungsfrist definiert. Einrichtungen können die Dauer pro Modul innerhalb der zulässigen Maximalwerte anpassen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Daten je nach Modul und geltenden rechtlichen Anforderungen dauerhaft gelöscht oder anonymisiert.

    Modul/Datentyp Standard‑Aufbewahrungsfrist Maximale Frist Maßnahme nach Ablauf
    Kinder – Status (z. B. Schlaf, Toilette, Ausflug)
    Hinweis: „Ouch‑Berichte“ oder andere Verletzungs-/Vorfallmeldungen sind von der automatischen Löschung ausgenommen und können länger aufbewahrt werden, um medizinischen, behördlichen oder lizenzrechtlichen Anforderungen zu entsprechen.    		 12 Monate 12 Monate Löschung
    Kinder – Anwesenheit 60 Monate 60 Monate Löschung
    Kinder – Pläne 12 Monate 12 Monate Löschung
    Kinder – Lernobjekte (Beobachtungen, Beurteilungen) 12 Monate 12 Monate Löschung
    Personal – Status (Bus, Ausflug, Besprechungen) 12 Monate 12 Monate Löschung
    Personal – Anwesenheit 60 Monate 60 Monate Löschung
    Neuigkeiten‑Beiträge 60 Monate 60 Monate Löschung
    Benachrichtigungen 6 Monate 6 Monate Löschung
    Feiertags‑Rückmeldungen 12 Monate 12 Monate Löschung
    Umfragen 24 Monate 24 Monate Löschung
    Kalenderereignisse 12 Monate 12 Monate Löschung

    Einrichtungen können diese Aufbewahrungsfristen im Bereich „Datenaufbewahrung & Compliance“ der Plattform verwalten. Die Aufbewahrung darf die angegebenen Maximalwerte nicht überschreiten.

    8.2 Daten ausgeschiedener Kinder

    Für Kinder, die in einer Einrichtung als ausgeschieden markiert sind, werden personenbezogene Daten automatisch anhand der von der Einrichtung konfigurierten Aufbewahrungsfrist anonymisiert. Dies gewährleistet Datenminimierung und „Privacy by Design“. Nicht‑identifizierende Informationen, die für Berichte verwendet werden, können aufbewahrt bleiben.

    Einrichtungen, die bereits Anonymisierungseinstellungen für ausgeschiedene Kinder aktiviert haben, werden automatisch in das umfassendere System der modulbasierten Datenaufbewahrung überführt und können ihre Konfiguration prüfen und anpassen.

    8.3 Steuerung durch die Einrichtung und Rollout

    Einrichtungen können ihre Aufbewahrungsregeln vollständig über die Plattform‑Einstellungen verwalten.

    Es werden keine Daten gelöscht oder anonymisiert, bevor die definierte Aufbewahrungsfrist entsprechend den Einstellungen der jeweiligen Einrichtung abgelaufen ist.

    8.4 Aufbewahrung nach Vertragsbeendigung

    Wird der Vertrag einer Einrichtung mit Parent beendet, werden alle Plattformaten (Kinder, Personal, Eltern) für 6 Monate aufbewahrt, sofern nicht lokale Gesetze oder Aufbewahrungseinstellungen etwas anderes vorschreiben. Nach Ablauf dieser Frist werden Daten entsprechend den geltenden Regeln gelöscht oder anonymisiert.

    8.5 Abrechnungs‑ und Finanzunterlagen

    Abrechnungs‑ und Finanzdaten werden für den Zeitraum aufbewahrt, der nach lokalen Steuer‑ und Buchhaltungsvorschriften erforderlich ist. Dies kann die Aufbewahrungsfristen der Plattformdaten überschreiten.

    8.6 Absturzberichte und Diagnosen

    Technische Protokolle und Absturzberichte (z. B. über Instabug) werden nur so lange gespeichert, wie es für Diagnosen und Fehlerbehebung auf der Plattform notwendig ist, entsprechend den Richtlinien des Anbieters.

    8.7 Marketing‑ und Kommunikationsdaten

    Marketing‑ und CRM‑Daten (z. B. über HubSpot) werden gespeichert, bis eine Nutzerin oder ein Nutzer sich abmeldet, inaktiv wird oder sofern nicht gesetzlich etwas anderes vorgeschrieben ist. Eine Abmeldung ist jederzeit über die Plattform‑Einstellungen oder bereitgestellte Links möglich.

    9. Sicherheitsmaßnahmen

    Wir setzen technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein:

    • TLS 1.3‑Verschlüsselung für Datenübertragung
    • Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) für interne Nutzer
    • Regelmäßige Sicherheitsaudits durch Dritte und Penetrationstests
    • Sichere Authentifizierungs‑ und Backup‑Verfahren

    10. Ihre Rechte

    Sie können:

    • Ihre Daten einsehen oder berichtigen
    • Ihr Konto oder Ihre Daten löschen
    • bestimmten Verwendungen widersprechen
    • eine Einwilligung widerrufen
    • die Übertragbarkeit Ihrer Daten verlangen

    Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter privacy@parent.app oder über unseren In‑App‑Live‑Chat‑Support. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

    11. Daten von Kindern

    Wir verarbeiten Daten von Kindern nur gemäß den Weisungen der Kinderbetreuungseinrichtungen. Wir verlassen uns darauf, dass diese Einrichtungen die verifizierte elterliche Einwilligung einholen, insbesondere bei der Verarbeitung von Daten von Kindern unter 13 Jahren (wie nach COPPA erforderlich).

    12. Cookies

    Wir verwenden Cookies, um den Traffic zu analysieren, Inhalte zu personalisieren und die Funktionalität zu verbessern. Eine separate, ausführliche Cookie‑Richtlinie ist unter parent.app/de/cookies-policy-website verfügbar; dort können Nutzerinnen und Nutzer ihre Präferenzen über einen Consent‑Manager verwalten.

    13. Änderungen dieser Richtlinie

    Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. In diesem Fall veröffentlichen wir die neue Version auf unserer Website mit dem Datum „Zuletzt aktualisiert“ und informieren Nutzerinnen und Nutzer über App‑Banner, E‑Mails oder Mitteilungen der Einrichtung.

    Bei Fragen oder Anliegen wenden Sie sich bitte an privacy@parent.app.